Принятие документов на хранение нотариусом
Важные бумажные и электронные документы удобнее всего хранить в нотариальной конторе. Такое нотариальное действие предусмотрено статьями 97, 98 Основ законодательства № 4462-I.
С июля 2021 года возможно хранение у нотариуса документов, оформленных в электронном виде. Неизменность, сохранность, защита гарантируется наличием защитных фильтров, шифрованием, ограничением доступа.
Сроки хранения различной документации
Сроки определены ст. 196 ГК, законом № 2300-1, Приказом Минкультуры № 558:
- трудовые договоры, личные дела работников 50 лет;
- налоговые декларации, банковские выписки, договоры с контрагентами 5 лет;
- чеки по эквайрингу 3 месяца;
- выписки о нотариальном удостоверении сделок месяц;
- товарные этикетки, чеки 14 дней;
- квитанции, удостоверяющие оплату ЖКХ 3 года.
Принимаются лишь документы, соответствующие закону № 77-ФЗ:
- письменные доказательства для предоставления в суд при рассмотрении арбитражных споров;
- свидетельства, полученные от государственных органов;
- договоры;
- долговые расписки, доверенности;
- доказательства интеллектуальной собственности (рукописи, патенты, чертежи);
- выписки, справки;
- дипломы;
- брачные договоры, свидетельства о заключении/расторжении брака;
- документы, удостоверяющие права собственности;
- паспорта, завещания, свидетельства рождения.
Процедура принятия в открытом виде:
- установление личности физического лица (прав представителя юридического);
- составление подробной описи в присутствии заинтересованных лиц;
- упаковка, запечатывание, закрепление подписями присутствующих и печатью нотариуса;
- выдача свидетельства с указанием срока хранения и описи.
В описи указывается:
- наименование округа/конторы, информация нотариуса;
- данные клиента;
- наименование, вид (оригинал, копия) документации;
- наименование источника (организации), выдавшего документ;
- краткое содержание;
- физическое состояние (помарки, кляксы, оборванные фрагменты, ветхость).
Если клиент передает упакованную документацию, составляется опись пакета, на нем ставится печать нотариуса и подпись клиента. В подобных ситуациях нотариусы отвечают лишь за сохранность пакетов.
Документация выдается:
- лицу, которое сдало документацию;
- уполномоченному представителю;
- согласно судебному решению.
Принятие электронных файлов
Для передачи на хранение у нотариуса документов в электронной форме посещать контору нет необходимости, все делается через интернет. Заявление и документы подписываются ЭЦП клиента. Несколько файлов необходимо упаковать, подписать ЭЦП. В заявлении указывается название, формат, размер файла (пакета), срок хранения, номер телефона, электронная почта, идентификатор хранилища. Клиент получает электронное свидетельство, подписанное ЭЦП нотариуса.
У владельца имеется постоянный доступ к файлам, он может делать копии, пересылать документы в любую инстанцию. На данный момент можно отцифровать любой важный документ и переправить на хранения в ЕИС нотариата. У этой системы многоуровневая защита, гарантирующая неизменность и сохранность файлов, стопроцентную защиту от доступа посторонних лиц.
Файлы проверяются на наличие вредоносных программ, шифруются, содержание неизвестно даже нотариусу, который принял их на хранение. Перед доступом требуется двухуровневая аутентификация. Сторонним ведомствам доступ предоставляется лишь согласно решению суда при наличии веских юридических оснований.
Хранение у нотариуса документов в виде файлов доступно всем при наличии ЭЦП и подтвержденной регистрации на сайте Госуслуг, для передачи нет нужды покидать офис или дом. Срок хранения определяет пользователь, перед окончанием высылается электронное уведомление. Файлы выдаются через сайт ФНП или в любой нотариальной конторе. Клиенту предоставляется ссылка для скачивания.
Последовательность действий:
- пройти в профиль Госуслуг;
- авторизироваться на сайте ФНП;
- выбрать соответствующее удаленное нотариальное действие;
- внести информацию;
- указать срок хранения;
- загрузить файл или zip-архив;
- поставить подпись ЭЦП.
Стоимость зависит от срока хранения и объема файлов, отдельно оплачиваются технические и юридические услуги.
Новая услуга удобна в ситуациях, когда необходимо передать документ, но времени нет. Нотариус передаст его точно в срок и удостоверит данный факт. Это важно, если контрагент по какой-то причине недоступен, требуется исполнение важного обязательства. Передача на хранение дает возможность избежать санкций, определенных договором. То же самое касается ведомств, ограничивших личный прием. Если файлы невозможно передать, фиксируется факт исполнения обязательства.
Хранение файлов в ЕИС выгодно при необходимости доказать авторские права. Нотариус фиксирует время передачи, при возникновении спора проще доказать плагиат.
Хранить документацию у нотариуса гораздо безопаснее, чем на жестких дисках и флешках, компьютере, облачном хранилище. У флешек и дисков ограничен срок службы, компьютер или облако можно взломать, удалить или украсть данные. Однако людям, плохо ориентирующимся в IT-технологиях, все же лучше обратиться в нотариальную контору.