Свидетельствование верности копий документов

Свидетельствование верности копий документов (в том числе электронных) относится к самым востребованным нотариальным услугам. Цель этого нотариального действия — подтвердить идентичность содержания копии документа (выписки) оригиналу. Нотариусы не проверяют дееспособность или полномочия заявителей, достоверность содержания. Все правила, относящиеся к бумажной документации, определены ст. 77 закона № 4462-ФЗ.

Как проводится свидетельствование верности копий документов и выписок

2

Копии различной документации (паспортов, свидетельств) заверяют частные лица, если не хотят предъявлять оригиналы при поступлении на учебу/работу, для оформления пособий, пенсий, вступления в наследство, заключения сделок с имуществом. Нотариально заверенные дубликаты обладают такой же юридической силой как оригиналы.

Юридические лица и ИП обращаются к нотариусам на этапе регистрации предприятий, при необходимости получить разрешительную документацию (лицензии, сертификаты), открыть расчетные счета в банках, выплатить/получить деньги.

Заверить документы/части документов могут не только их владельцы, это может сделать любой человек, имеющий при себе:

  • действующий паспорт;
  • подлинник документа в надлежащем состоянии;
  • нотариально удостоверенную копию;
  • ксерокопии оригинала или копии.

Нотариусы проверяют правильность оформления оригинала, соответствие требованиям законодательства. Затем подлинник сверяется с дубликатом на соответствие. Обязательно точное воспроизведение текста. Если копия создается на месте с использованием ксерокса, сверение не требуется.

При заверении выписок соблюдается такой же порядок. Единственное ограничение — наличие в оригинальном тексте нескольких не связанных между собой решений. Выписка должна отражать часть, которая относится к одному вопросу. Обязательно необходимо указать дату оформления и номер оригинала, заверение руководителем организации не всегда требуется. Полностью сохраняется вступление, из текста копируется только часть, соответствующая конкретному решению.

Как составляются выписки:

  • определяется и копируется нужная часть;
  • вводятся реквизиты, заголовок;
  • заверяется составителем;
  • заверяется руководителем (если такое требование имеется во внутренних нормативах организации).
3

Не стоит составлять выписки из удостоверений, паспортов, трудовых книжек, дипломов об образовании, военных билетов, нотариусы их не заверяют.

Свидетельствование верности копий документов не такая простая процедура, как может показаться с первого взгляда. Клиенты приносят различную документацию, выданную госорганами, юридическими и частными лицами. Нотариус должен знать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению каждого типа.

Копии каких документов можно заверить

Требования к документации, верность копий которой можно удостоверить, определены законодательством. Нотариусы не заверяет дубликаты документов, не легализованных в РФ или не соответствующие международному праву, бумаг, переведенных с иностранных языков, подпись на которых не заверена нотариально.

Невозможно свидетельствование верности копий документов /выписок, если:

  • нарушена целостность бумаги, бумага ветхая;
  • документ/отдельная часть составлена при помощи карандаша;
  • зачеркнуты слова, имеются не оговоренные подписки, исправления, связанные с персональными данными, суммами денег, заверитель не может понять смысла текста;
  • стерты печати, подписи;
  • имеются не читаемые фрагменты, позволяющие усомниться в подлинности, неверно истолковать содержание;
  • оттиск печати недостаточно четкий, невозможно определить составителя;
  • несколько листов не скреплены, нет подписи руководителя, оттиска печати;
  • подпись нанесена факсимильным штампом, светокопированием;
  • бумага заламинирована, скрыта иным способом, невозможно установить подлинность;
  • документ содержит государственную, медицинскую тайну, имеется гриф «Секретно»/»Совершенно секретно».

Свидетельствование верности копий документов в электронной форме

Электронную документацию можно быстро тиражировать, передавать, она полностью защищена от порчи, утраты. Организации, коммерческие предприятия могут снизить затраты на содержание архивов. Электронные документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства, принимают все государственные инстанции. Нотариальные действия с документацией в электронном формате регламентированы ст. 103.8, 103.9, 103.9.1 закона № 4462-ФЗ.

Порядок удостоверения электронных копий:

  • удостоверение личности человека, обратившегося в контору;
  • проверка содержания;
  • изготовление бумажной копии;
  • нанесение ЭЦП;
  • сканирование с учетом требований Минюста;
  • преобразование в PDF;
  • нанесение удостоверительной надписи в электронной форме;
  • подписание ЭЦП.

Если это доверенность или другой документ, требующий подписи заявителя, он тоже ставит ЭЦП. Копия сохраняется на флеш-карте или пересылается на электронную почту заявителя.

По юридической силе электронная копия не отличается от бумажной. Ее можно распечатать, перевести в другой формат. Это упрощает оформление договоров, доверенностей. лицензирование, страхование. Для удостоверения верности не нужно идти в нотариальную контору. Достаточно составить копии на бумаге, отсканировать, подписать ЭЦП, отправить в личный кабинет заверителя.

О стоимости (согласно п.п. 10 п. 1 ст. 333.24 НК, ст. 15, 23 ОЗН РФ)

 

Вид нотариального действия Тариф Плата за оказание услуг правового и технического характера Плата за оказание услуг правового и технического характера за нотариальные действия, совершаемые удаленно, и сделки, удостоверяемые двумя и более нотариусами
За свидетельствование верности копий документов, выписок из документа (за страницу копии документов или выписки из них) 10 руб. 40 руб. страница, 60 руб. с изготовлением копии

 

 

Вид нотариального действия За свидетельствование верности копий документов, выписок из документа (за страницу копии документов или выписки из них)
Тариф 10 руб.
Плата за оказание услуг правового и технического характера 40 руб. страница, 60 руб. с изготовлением копии
Плата за оказание услуг правового и технического характера за нотариальные действия, совершаемые удаленно, и сделки, удостоверяемые двумя и более нотариусами

Оставьте заявку или задайте интересующий Вас вопрос

[contact-form-7 404 "Not Found"]