Заверение документов у нотариуса
Заверением называются действия нотариуса, направленные на подтверждение
идентичности содержания копии оригиналу документа. Юрист не отвечает за законность и соответствие действительности изложенных фактов, правоспособность и дееспособность лиц, предоставивших бумаги. Задача сотрудника нотариальной конторы — подтвердить, что содержание копии полностью идентично содержанию оригинала. Заверение документов у нотариуса требует предоставления паспорта.
Цели заверения документации
Все документы, заверением которых занимаются в нотариальных конторах, условно можно разделить на 2 группы:
- подлежат обязательному засвидетельствованию;
- подтверждение идентичности проводится по желанию участников сделки.
К первой группе относятся:
- документация, разработанная для регистрации бизнеса;
- завещания;
- брачные договоры;
- разрешения, выдаваемые на выезд за границу детей;
- уступки требований при переводах долгов;
- доверенности, предоставляемые по передоверению.
Частным лицам заверить документы у нотариуса необходимо при:
- получении гражданства;
- поступлении на учебу/работу;
- выезде за границу;
- получении стипендии, гранта;
- вступлении в наследство;
- оформлении прав собственности на движимое, недвижимое имущество.
Юридические лица нуждаются в заверении документов:
- при регистрации бизнеса, изменении учредительные документы;
- для получения разрешений, лицензий, допусков СРО;
- при открытии расчетных счетов;
- в процессе заключения сделок;
- для предъявления претензий, при подаче судебных исков.
Консультацию по необходимости в заверении и стоимости можно получить в нотариальной конторе.
Ситуации, при которых нотариусы могут отказать в удостоверении (ст. 48 закона № 4462-1):
- противоречия между нотариальными действиями и законодательством;
- право на удостоверение у другого специалиста;
- обращение не уполномоченного заявителя;
- несоответствие условий сделки требованиям законодательства;
- противоречия между условиями следки и целями, указанными в учредительной документации юридического лица;
- наличие в тексте описания фактов, юридическая сила которых не подтверждена.
Нотариально заверенная копия помогает реализовать законодательно определенные права, защитить свои интересы в суде.
Требования к документам, предоставляемым на засвидетельствование
Заверить документы у нотариуса может не только их владелец, но и любое другое лицо, предоставившее паспорт гражданина. От имени юридических лиц часто обращаются руководители и другие сотрудники, имеющие соответствующий приказ, назначение, доверенность.
Нотариусы могут удостоверять лишь документы, текст которых возможно прочесть. Выписки должны содержать ответ и решение по конкретному вопросу. Если оригинал выдан иностранным государством, он должен быть легализован в соответствии с требованиями законодательства.
Документацию на иностранном языке сначала должен перевести специалист, способный кроме паспорта предоставить заявление и документацию, удостоверяющую наличие специального образования (сертификат, диплом). Вся информация заносится в реестр, в котором переводчик ставит подпись. Только потом нотариус подтверждает подлинность его подписи и перевода.
Законодательно запрещено засвидетельствование копий:
- документ с отметкой о запрете копирования;
- бумаг, помеченных грифом секретности;
- медицинской документации, в которых упоминаются заболевания;
- дипломов, не имеющих номеров, подписей, печатей, выписок из ведомостей по сдаче
зачетов; - бумаг с нарушенной целостностью, зачеркиваниями, подчищенными областями, записями карандашом, исправлениями, касающимися ФИО, данных о времени рождения, денежных суммах.
Заверение документов, составленных в электронной форме
Если копия нужна срочно, а оригинал в другом городе, возможен его перевод в электронную форму и пересылка через интернет. Обрабатывать таким образом запрещено договоры, заключенные в простой форме, паспорта, удостоверения водителей и другую документацию, удостоверяющую личность.
Действия нотариуса (ст. 44.2 закона № 4462-1):
- сканирование с соблюдением требований Минюста;
- удостоверение аналогичности электронной версии бумажной при помощи КЭЦ (электронной подписи);
- сохранение электронного документа и подписи в разных файлах;
- сохранение файлов на любой носитель и отправка на е-мейл нотариальной конторы в другом городе для перевода в бумажную форму.
Невозможно так же заверить копию копии, на которой не стоит подпись нотариуса, засвидетельствовавшего ее ранее. Сколько копий заказать, заявитель определяет самостоятельно, если оплачивает тариф и стоимость технических и правовых услуг.
При необходимости в подписи заявителя создается дополнительный файл с его КЭЦ. С получателем желательно предварительно оговорить, в какой конторе ему выдадут бумажную копию.
Заверение страниц сайтов, переписки через интернет
Любой владелец сайта должен учитывать, что существует вероятность кражи интеллектуальной собственности (текстового контента, аудио, видео, фото).
Интернет-магазины нуждаются в заверенных копиях:
- при необходимости в защите авторских прав, прав на доменные имена и товарные знаки;
- для решения споров с поставщиками и покупателями по поводу содержания договоров, стоимости товаров и услуг;
- при нарушениях закона о рекламе, нарушении коммерческой тайны.
В последнее время предлагаются услуги по заверению страниц в интернете, электронной переписки, записей в соц. сетях. По сути, это является нотариальным засвидетельствованием скриншотов или распечаток страниц.
Задача нотариуса такая же, как при удостоверении аналогичности копий бумажных документов оригиналам. После исследования интернет-страниц составляется протокол, подтверждающий наличие материалов в конкретный момент. При разбирательствах в суде в исковом заявлении можно потребовать компенсацию стоимости услуги правонарушителем.
В протоколе указывается:
- время и порядок изучения ресурса;
- количество распечаток (скриншотов);
- тип процессора;
- программы, которые использовались для доступа;
- провайдер.
Составляется 3 экземпляра протокола, 2 остаются в нотариальной конторе (один для хранения). Заявитель может использовать свою копию на переговорах или передать суду. В большинстве случаев подобные споры решаются в до судебном порядке. Ответчики после осмотра доказательств отказываются от судебных разбирательств.
Процедура нотариального заверения документов
Для заверения договор можно оформить самостоятельно или поручить составление нотариусу. При первом варианте важно, чтобы содержание полностью соответствовало законодательно установленным правилам.
При обнаружении нарушений нотариус откажет в удостоверении. При втором варианте необходимо подготовить документацию, необходимую для создания проекта. После ознакомления с ним стороны ставят свои подписи.
Последовательность действий нотариуса:
- становление личности клиента;
- проверка дееспособности/правоспособности;
- проверка доверенности представителя (срока действия, отмены);
- анализ предоставленной документации;
- проверка наличия согласия законного представителя, супруга, собственника, соблюдения преимущественного права приобретения, если для конкретной сделки это необходимо);
- разъяснение сути, значения сделки;
- проставление удостоверяющей надписи.
Перед тем, как договор подпишут стороны, содержание озвучивается вслух.
Для удостоверения личности можно предоставлять:
- гражданский, служебный паспорт;
- загранпаспорт;
- паспорт нерезидента;
- РВП или ВНЖ;
- документ, удостоверяющий положение беженца с временным предоставлением убежищем;
- иной документ, позволяющий удостоверить личность согласно законодательству РФ и международным соглашениям.
Состав пакета дополнительной документации зависит от вида сделки. Нотариус может за-просить информацию из ЕГРЮЛ, реестра записей ГАГСов, данные о залогах имущества, банкротствах, отмене доверенностей.
При расчете стоимости учитываются тарифы, определенные ст. 333.24 НК, ст. 15, 22, 22.1, 213.25 ОЗН, цены на правовые и технические услуги, установленные в регионе. Также есть возможность воспользоваться услугой — Выезд нотариуса
Получить нотариально заверенную копию можно в любой конторе на территории РФ. Подпись заверителя на копии приравнивает ее к оригиналу документа, в том числе при судебных разбирательствах. Стоимость услуг установлена Налоговым кодексом и законом № 4462-1.
Стоимость (согласно ст. 15, 22.1, 23 ОЗН РФ)
| Вид нотариального действия | Тариф | Плата за оказание услуг правового и технического характера | Плата за оказание услуг правового и технического характера за нотариальные действия, совершаемые удаленно, и сделки, удостоверяемые двумя и более нотариусами |
| За свидетельствование верности копий документов, выписок из документа (за страницу копии документов или выписки из них) | 10 руб. | 40 руб. страница, 60 руб. с изготовлением копии | |
| За удостоверение учредительных документов организации (копий учредительных документов в соответствии со ст. 52 ГК РФ) | 500 руб. | 20 руб. за изготовление одной страницы копии | |
| Свидетельствование подлинности подписи физических лиц | 100 руб. | 850 руб. | |
| Свидетельствование подлинности подписи переводчика на переводах | 100 руб. | 400 руб. | |
| Свидетельствование подлинности подписи на банковских карточках физ. лиц и ИП | 200 руб. | 850 руб. | |
| Свидетельствование подлинности подписи на банковских карточках от имени юридического лица | 200 руб.(за подпись) | 1250 руб.(за документ) | |
| Свидетельствование подлинности подписи на заявлениях о регистрации в МИФНС физ. лиц и ИП | 200 руб. | 850 руб. | |
| Свидетельствование подлинности подписи на заявлениях в МИФНС от имени юридического лица (за каждую подпись) | 200 руб. | 1250 руб. | |
| Свидетельствование подлинности подписи на прочих заявлениях от имени юридического лица | 100 руб. | 1250 руб. |
| Вид нотариального действия | За свидетельствование верности копий документов, выписок из документа (за страницу копии документов или выписки из них) |
| Тариф | 10 руб. |
| Плата за оказание услуг правового и технического характера | 40 руб. страница, 60 руб. с изготовлением копии |
| Плата за оказание услуг правового и технического характера за нотариальные действия, совершаемые удаленно, и сделки, удостоверяемые двумя и более нотариусами | |
| Вид нотариального действия | За удостоверение учредительных документов организации (копий учредительных документов в соответствии со ст. 52 ГК РФ) |
| Тариф | 500 руб. |
| Плата за оказание услуг правового и технического характера | 20 руб. за изготовление одной страницы копии |
| Плата за оказание услуг правового и технического характера за нотариальные действия, совершаемые удаленно, и сделки, удостоверяемые двумя и более нотариусами |